Le puede pasar a cualquiera: un día aparecen en tu empresa funcionarios de la Agencia Tributaria para realizar una inspección por sorpresa. Estas actuaciones de Hacienda son una realidad en España para pymes y autónomos. Pero no debe cundir el pánico, lo mejor es conocer bien nuestros derechos y obligaciones para así superar este proceso sin contratiempos.
Al fin y al cabo, solo es una herramienta más de la Administración para verificar el cumplimiento de las obligaciones fiscales. No es una caza de brujas, pero hay que hacer las cosas bien para evitar una sanción que suponga un desembolso importante para las finanzas de la empresa o el bolsillo de un trabajador por cuenta propia.
Un hombre recibe la sanción de hacienda
El proceso puede parecer complejo por la cantidad de documentación que hay que aportar. Por supuesto, los mejor es recurrir a servicios de asesoría profesional en el ámbito fiscal. Por ejemplo, en Legalitas te pueden ayudar a saber cómo actuar ante una inspección sorpresa de Hacienda si eres autónomo o tienes una empresa.
¿Por qué Hacienda puede inspeccionar tu empresa sin avisar?
Que una inspección sea por sorpresa no quiere decir que sea totalmente aleatoria. La Agencia Tributaria recurre a ellas cuando tiene algún indicio de que puede haber ocultación de información. También tiene que haber alguna base de algún tipo para que los funcionarios fiscales se pongan en marcha, por ejemplo, que haya discrepancias entre los datos declarados y la información que posee Hacienda.
También puede producirse un procedimiento de este tipo si hay comportamientos fiscales inusuales —como un aumento repentino en las deducciones o una caída drástica de los ingresos sin justificación. Por supuesto, una denuncia de terceros puede poner en marcha la maquinaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
¿Hay negocios con más probabilidades de tener una inspección sorpresa?
Por último, también hay sectores con más probabilidades de tener una inspección fiscal por sorpresa. Algunos casos ejemplos:
🏗️ Hostelería, comercio minorista o construcción: porque el manejo de efectivo y las transacciones informales son más comunes.
🏢 Alquileres turísticos y arrendamientos: por el uso de sociedades para gestionar alquileres o si se detectan datos irregulares al cruzar información con plataformas digitales como Airbnb.
💻 E-commerce y criptomonedas: al existir multiples plataformas donde operar, Hacienda querrá verificar que no hay operaciones sin declarar.
¿Cómo actuar ante una inspección por sorpresa?
Al ser una actuación de la Administración, los funcionarios deberán identificarse adecuadamente antes de iniciar cualquier procedimiento en tu empresa. No solo deben dejar clara su identidad, también deben entregarte la comunicación de inicio del procedimiento de inspección en mano.
No pierdas los nervios frente una visita sorpresa de los inspectores de Hacienda
En este documento, también se deben detallar las actuaciones que van a iniciar los responsables de la Agencia Tributaria. Asimismo, se debe indicar qué años y qué impuestos son objetos de la inspección.
A partir de aquí y más allá de la obligación de identificarse por parte de los funcionarios, el autónomo o empresario tienen toda una serie de derechos que garantizan que será un procedimiento justo.
Derechos reconocidos en el procedimiento de inspección
Derecho a asistencia especializada
Muchos empresarios desconocen que se puede solicitar la presencia de un abogado o asesor fiscal antes de contestar preguntas o entregar documentación. Así lo indica la propia Ley General Tributaria, incluso se puede llamar a este asesor y esperar a que llegue, si no está presente en el momento del inicio de la actuación.
Su presencia puede garantizar que todo el proceso se ajusta a lo que dice la ley. También puede orientar al empresario para que evite errores que le pueden exponer a una sanción.
Derecho a limitar el acceso
Recuerda que los inspectores solo pueden acceder a zonas abiertas al público de tu negocio (por ejemplo, el comedor de un restaurante o una tienda). Para entrar en otras zonas —por ejemplo a tu despacho o la oficina de contabilidad—, deben tener tu consentimiento expreso (que puedes revocarlo en cualquier momento) o contar con una orden judicial.
Respecto a ofrecer o revocar el consentimiento expreso, el empresario está avalado por la jurisprudencia de la sentencia del Tribunal Supremo 1163/2021, de 23 de septiembre sobre inviolabilidad del domicilio ante las entradas domiciliarias de la Agencia Tributaria.
Derecho a tener copia de documentos
Recuerda que pueden los funcionarios de la Agencia Tributaria pueden revisar libros contables, facturas, extractos bancarios, documentación mercantil y de otro tipo que refleje operaciones económicas de la empresa. Es tu deber proporcionarles esta información y la documentación correspondiente, esto incluye el acceso al software de facturación, por ejemplo.
También están facultados para entrevistar a empleados sobre aspectos relacionados con el funcionamiento del negocio, realizar fotografías, tomar mediciones y, en determinados casos, confiscar documentación. Respecto a este último punto, el empresario puede solicitar una copia o un justificante de lo intervenido.
Las diligencias: lee antes de firmar
Una vez acabada la inspección, los inspectores levantarán diligencias donde se describirán los hechos constatados. Estos documentos tienen carácter de documentos públicos y lo que quede reflejado en ellos tiene especial relevancia probatoria. Por eso es crucial leer cada diligencia detenidamente antes de firmarla.
Cualquier actitud irregular por parte de los inspectores, se puede recurrir ante la Agencia Tributaria.
Si hay algo con lo que no estés de acuerdo, exige que conste tu manifestación en la propia diligencia. No des tu conformidad a hechos u opiniones de los inspectores con los que no coincidas. Puedes firmar únicamente que aceptas la entrega del documento sin estar de acuerdo con todo lo que expresa. Este puede ser un detalle que te ayude en fases posteriores del procedimiento, en especial, si quieres reclamar.
¿Los inspectores de Hacienda pueden revisar los ordenadores de mi empresa?
Sí, pero solo ante un representante de la empresa. Además, salvo que cuenten con una orden judicial expresa para ello, no pueden revisar comunicaciones privadas, correos electrónicos, o registros de navegación web o de llamadas...
¿Los inspectores de Hacienda pueden revisar los ordenadores de mi empresa?
Aunque tus clientes estén amparados por la Ley de Protección de Datos, la legislación tributaria española contempla que que la cesión de datos a la AEAT no requiere el consentimiento del afectado cuando puedan tener alguna relación con el procedimiento de inspección fiscal en curso.
El mejor consejo: colaborar inteligentemente
La mejor actitud es colaborar con los inspectores de la Agencia Tributaria desde el primer momento. Pero eso no quiere decir que proporciones información —tanto documental como en tus declaraciones— que no se te haya solicitado.
Una buena manera de actuar es ceñirte a responder por lo que te preguntan. Evitar dar más detalles de lo necesario puede ahorrar un malentendido que acabe complicando el proceso.
Otros consejos convenientes:
- Designar una persona de la empresa como interlocutor con los inspectores. Alguien que conozca bien la situación fiscal del negocio.
- Mantener un registro de todo lo que se solicite durante la inspección y de las repuestas solicitadas. Puede ser muy útil si luego hay que presentar alegaciones.
También es interesante señalar que una inspección fiscal por sorpresa debe realizarse en horario laboral. Si las circunstancias requieren extender este marco temporal, la Administración tributaria debe emitir una autorización expresa, los funcionarios no pueden prorrogar el tiempo por su cuenta.
Como puede verse, las inspecciones tributarias son procedimientos complejos donde un pequeño error puede acarrear consecuencias económicas importantes. La mejor garantía es tener toda la documentación al día por si llega una inspección de este tipo. El uso de un buen software contable, también ahorra muchos problemas en estos casos.
Por supuesto que la mejor garantía para salir airoso de estas inspecciones es contar con abogados o asesores fiscales como los de Legalitas. Ellos pueden ayudarte durante todo el procedimiento de inspección: desde la llegada de los inspectores a tu negocio hasta la resolución final del expediente.
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