Draftar la gestión de múltiples tareas.

¿Alguna vez han experimentado “complejo de pulpo”? De esta forma definimos esa situación en la que el empleo nos fuerza a ser “multitarea”, es decir, llevar a cabo a la vez diversas tareas que exigen destrezas más habituales en padres de trillizos que en nuestra propia especialidad.

Este escenario ocurre en diversos puestos laborales y, hoy en día, impacta a una vasta porción de nuestro ámbito, sobre todo debido a la aparición de las innovaciones tecnológicas.

Pero hay un perfil concreto al que quiero referirme por su admirable capacidad diaria de “sobrevivir” al malabarismo: el de las personas que trabajan en una pyme, donde a menudo los mismos miembros del equipo asumen varios roles a la vez, a diferencia de las grandes empresas, donde estos roles suelen desarrollarse en departamentos distintos.

Es verdad que el pulpo destaca como un ser maleable que se ajusta a su medio, y que la capacidad de ajuste y la versatilidad resultan competencias vitales en la actualidad. No obstante, hace falta establecer una organización y jerarquizar las tareas en nuestra rutina cotidiana.

Una fracción de los peligros psicosociales que enfrentan los grupos de estas medianas, pequeñas y microempresas, que de acuerdo con estadísticas del Ministerio de Industria y Turismo conforman el 99,8% de la estructura de negocios, surgen de aspectos como el agotamiento profesional por exceso de labores, la confusión de puestos o la limitada autonomía en la organización del empleo, sumado a la recurrente traba para conseguir el descanso mental.

Todos conocemos a algún trabajador o empresario de pyme, emprendedor o autónomo, que usa lo que coloquialmente se llama “múltiples sombreros” para definir sus funciones: hoy de financiero, mañana de comercial o de atención al cliente, pasado de técnico o de creativo, ideólogo o estratega, a menudo en noches de insomnio. Y frecuentemente también de formador, director de recursos humanos o gestor de proveedores, todo concentrado en manos de unos pocos, o incluso de una sola persona que, inevitablemente, también asume el rol de gerente.

Mantener este “síndrome del pulpo” durante un periodo prolongado puede impactar la salud a medio o largo plazo, generando riesgos psicosociales como ansiedad, estrés, falta de control o agotamiento, y emociones como frustración o sensación de no llegar a todo.

Enfrentar directamente el estrés es clave para evitar consecuencias más graves, y abordar adecuadamente el bienestar de los empleados ayuda a prevenir consecuencias negativas en el desempeño y la retención del talento.

Debemos reconocer que no podemos atender todo a la vez, y que priorizar implica aceptar que no todo puede ser urgente al mismo tiempo.

1. Planificación individual: Dedicar unos minutos a planificar el día facilita organizar las horas con una visión global. Añadir actividad física por la mañana genera motivación y energía positiva. 

2. Evaluación de prioridades laborales: Examinar las labores semanalmente favorece una gestión más eficaz y permite separar lo inmediato de lo trascendente. Laborar con un panorama semanal otorga mayor enfoque y capacidad de respuesta ante contratiempos.

3. Matriz de Eisenhower: un recurso útil para priorizar tareas según urgencia e importancia.

• Urgente e importante: actuar de inmediato.

• Importante pero no urgente: planificar.

• Urgente pero no importante: delegar.

• Ni urgente ni importante: eliminar distracciones.

Al parafrasear las palabras de Dwight D. Eisenhower: “Los asuntos urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes”.

4. Gestión emocional: pausas activas, técnicas de respiración, meditación o mindfulness, descanso y alimentación adecuados, y mantener una actitud positiva. Reeducar patrones mentales y desaprender hábitos poco saludables ayuda a mejorar el bienestar.

5. Tecnología e inteligencia artificial: Transformar procesos digitalmente, elaborar reportes, examinar información, definir métricas de supervisión y emplear la IA como herramienta de apoyo para agilizar labores mecánicas, notificaciones, lectura de resultados o soporte al usuario, facilita ganar disponibilidad y ayuda a disminuir la desorganización.

En conclusión, si bien la multitarea es frecuente en los contextos laborales o individuales, además de las precauciones iniciales, se pueden aplicar tácticas para atenuar sus consecuencias y coordinar mejor nuestro horario. El punto fundamental es manejar esos recursos con destreza por medio de la prevención, las herramientas digitales y la inteligencia emocional.