Enrique García, especialista en la transformación digital del entorno de trabajo: “La Inspección de Trabajo recauda 20 millones de euros en multas por control horario y pone el foco en las pymes”

En un periodo donde la Inspección de Trabajo ha endurecido la vigilancia del registro horario —con una recaudación superior a 20 millones de euros por multas— multitud de pymes persisten en el uso de técnicas que vulneran la normativa: Excel, documentos físicos o mecanismos carentes de seguimiento. Bajo este panorama surge YoTico, una solución informática orientada a proteger a las organizaciones frente a contingencias jurídicas y agilizar la administración de jornadas, descansos y faltas de asistencia.

El responsable de este instrumento es Enrique García, creador del entorno digital integrado por FidiasPro y Aetheria Creative Code. Su trayectoria creando programas informáticos para pymes le sirvió para detectar una tendencia alarmante: gran parte de las multas no se deben a acciones ilícitas, sino a procesos artesanales que carecen de seguridad y respaldo de información. Mediante YoTico, García ha desarrollado una alternativa sencilla, robusta y verificada que actualmente emplean por encima de 200 compañías.

El directivo examina las equivocaciones más habituales, expone por qué el Excel se ha transformado en la mayor fuente de peligro y pormenoriza de qué manera la digitalización del registro de jornada ha evolucionado de una sugerencia a un requisito imperativo para toda compañía.

¿Tantas empresas están en riesgo sin saberlo?

Ciertamente, mucho más de lo que se percibe. Gran parte de las empresas cree que está en regla porque 'siempre han procedido de esa forma': registros físicos, un Excel completado por alguien de administración o incluso dejar que cada trabajador apunte su tiempo. El inconveniente es que la normativa demanda un seguimiento real para conocer quién registró, el instante, la ubicación y que no se pueda alterar.

Una hoja de Excel no brinda tales garantías. Mucho menos lo hace un documento físico. Por este motivo, sostengo habitualmente que el Excel representa el mayor adversario de las pymes respecto a la gestión de jornadas. Dentro de YoTico, cualquier fichaje queda validado de forma automática y se almacena en la red. Resulta imposible de modificar. Precisamente eso es lo que exige la Inspección.

¿Qué sanciones se están viendo?

Las habituales oscilan entre los 751 euros y los 7.000 euros, aunque si se identifica un presunto engaño en las jornadas adicionales, la cuantía puede elevarse notablemente. A esto se suma el peligro principal, consistente en que la Inspección determine que el control de jornada carece de validez por su falta de fiabilidad.

¿Y qué hay de la documentación que piden?

Si te solicitan los registros de jornada de los cuatro ejercicios anteriores y los conservas en Excel, formato físico o dispersos en emails… es un suplicio. Gastas horas o días localizándolos, pero con nuestro sistema solo necesitas un clic: obtienes el reporte oficial y lo entregas. Así de sencillo.

¿Las empresas son conscientes de ese coste oculto?

Realmente pocas. Aun cuando la sanción sea reducida, el tiempo desperdiciado al afrontar una inspección sin el orden adecuado es inmenso. Optimizar el manejo del registro de jornada no solo elude penalizaciones, sino que también ahorra horas laborales y preocupaciones superfluas.

¿De qué manera garantiza YoTico la veracidad del registro de jornada si el trabajador desempeña sus labores a distancia o se encuentra fuera?

El programa guarda las coordenadas justo cuando se ficha, sin más, evitando ser intrusivo. La normativa lo impone y los negocios precisan ese respaldo, sobre todo con el incremento de personas laborando desde casa o viajando para ver a sus clientes.

¿Y en cuanto a la desconexión digital?

Se trata de un aspecto fundamental adicional. Se distingue con precisión el comienzo y el cierre de la actividad laboral. Si un integrante del equipo marca su asistencia fuera de las horas previstas, el encargado lo advierte y puede tomar medidas. Esta dinámica favorece tanto a la compañía como al propio trabajador.

¿Y si un técnico está en casa de un cliente?

Es posible registrar su entrada directamente desde ese lugar utilizando su teléfono. De esta forma se genera un registro y resulta más sencillo acreditar las tareas completadas.

¿Qué papel juega la transparencia en todo esto?

Un rol fundamental. Cuando cada integrante de la plantilla visualiza sus registros, el tiempo suplementario y las jornadas de descanso restantes, se suprimen las incertidumbres y los conflictos. Los datos resultan comprensibles para el conjunto. Cada operario dispone de su propio espacio digital, lo cual fomenta una gran seguridad. Todos conocen su posición actual y el cómputo de sus horas.

¿Cree que la falta de transparencia afecta a la motivación?

Enormemente. Si un trabajador ignora si el cómputo de su jornada es exacto, si nota ausencias en sus registros o si en recursos humanos se cometió un error, se genera malestar. Sin embargo, al observar todo de forma inmediata, se calma. La visibilidad favorece el entorno de trabajo mucho más de lo que se imagina.

¿Cómo gestionan las vacaciones las empresas que usan YoTico?

De la manera más sencilla, ya que el trabajador las solicita mediante la aplicación; el encargado obtiene un aviso; lo valida con una pulsación y la agenda se sincroniza automáticamente. Sin emails, sin malentendidos, sin excusas de 'no leí tu recado'. Asimismo, cada petición permanece grabada con su día y situación.

¿El empleado ve cuántos días le quedan?

Efectivamente, siempre de manera inmediata. Esto impide que RR. HH. Tenga que atender dudas de forma continua y, además, se dispone de un calendario centralizado para los trabajadores. En este se visualizan las bajas, las ausencias y los periodos de descanso, por ejemplo. Los encargados lo supervisan todo rápidamente y la gestión de los grupos resulta mucho más sencilla. 

¿Cuánto tiempo invierte una empresa con un sistema manual?

Una barbaridad. Simplemente verificar los registros de una firma de 50 empleados puede absorber entre 5 y 15 horas mensuales al departamento de recursos humanos. Son labores meramente automáticas y tiempos que no añaden utilidad. Ese periodo debe eliminarse. Y no solo eso, también se mitigan fallos, controversias y correos electrónicos prescindibles.

¿El sistema es flexible con diferentes tipos de jornadas?

Efectivamente. Jornada continua, dividida o turnos cambiantes… cualquier modalidad se ajusta. Incluso si se producen relevos en la plantilla, la estructura permanece inalterable ya que los datos se encuentran unificados.

¿Y si la empresa crece muy rápido?

No representa ningún inconveniente. Es posible escalar de 20 a 200 trabajadores sin modificar la plataforma, sin adquirir equipamiento adicional y evitando complicaciones burocráticas. Asimismo, ante cualquier contratiempo con un registro horario, brindamos una solución inmediata. Las compañías valoran esto enormemente ya que el seguimiento del tiempo impacta en todo el horario de trabajo.

¿Pueden añadir más funcionalidades en el futuro?

Efectivamente. Nuestra plataforma se mantiene en constante evolución. Siempre la estamos perfeccionando basándonos en el feedback de nuestros usuarios. Puedo garantizar que seguiremos integrando actualizaciones y nuevas capacidades de forma regular.

¿Qué coste real tiene por empleado?

Una tarifa clara por cada usuario en uso. Y frecuentemente resulta más económico que las horas desperdiciadas mensualmente mediante sistemas obsoletos. A la vez, la digitalización completa lo vuelve más práctico, actual y respetuoso con el medio ambiente. 

¿Por qué recomendarías probar YoTico?

Puesto que elude sanciones, aporta calma, estructura las tareas y optimiza las horas desde el inicio. Las compañías no perciben sus desperdicios… hasta que implementan la automatización. Y lo más destacado: es posible testearlo sin coste ni obligaciones. De este modo, todo el mundo puede verificar personalmente su facilidad de uso. Digitalizar el registro de jornada ha dejado de ser opcional para convertirse en un requisito normativo y un beneficio estratégico.