Enrique García, especialista en digitalización laboral: “La Inspección de Trabajo recauda 20 millones de euros en multas por control horario y pone el foco en las pymes”

En un momento en que la Inspección de Trabajo ha intensificado el control sobre el registro horario —con más de 20 millones de euros recaudados en sanciones— miles de pymes siguen confiando en métodos que no cumplen la ley: Excel, fichas en papel o sistemas sin trazabilidad. En ese contexto nace YoTico, una aplicación creada para blindar a las empresas ante riesgos legales y simplificar la gestión de horarios, vacaciones y ausencias.

Detrás de la herramienta está Enrique García, fundador del ecosistema tecnológico formado por FidiasPro y Aetheria Creative Code. Su experiencia desarrollando software para pymes le permitió identificar un patrón preocupante: la mayoría de sanciones no provienen de prácticas fraudulentas, sino de sistemas manuales que no garantizan fiabilidad ni conservación de los datos. Con YoTico, García ha diseñado una solución simple, estable y auditada que ya utilizan más de 200 compañías.

El empresario analiza los errores más frecuentes, explica por qué el Excel se ha convertido en el principal foco de riesgo y detalla cómo la digitalización del control horario ha pasado de ser una recomendación a una obligación ineludible para cualquier empresa.

¿Tantas empresas están en riesgo sin saberlo?

Sí, muchísimo más de lo que parece. La mayoría está convencida de que cumple porque 'siempre lo han hecho así': fichas en papel, un Excel donde lo apunta alguien de oficina o incluso confiar en que cada empleado anote sus horas. El problema es que la ley exige trazabilidad y saber quién fichó, cuándo, desde dónde y sin posibilidad de modificarlo.

Un Excel no ofrece eso. Un papel menos todavía. Por eso digo siempre que el Excel es el principal enemigo de las pymes en el control horario. En YoTico cada registro se sella automáticamente y se guarda en la nube. No se puede alterar. Y eso es lo que pide la Inspección.

¿Qué sanciones se están viendo?

Las típicas rondan entre los 751 euros y los 7.000 euros, pero si se detecta posible fraude en horas extra, puede ser mucho más. Y eso sin contar el riesgo más grande de todos, que la Inspección considere inválido el registro horario por falta de fiabilidad.

¿Y qué hay de la documentación que piden?

Si te piden los fichajes de los últimos cuatro años y los tienes en Excel, en papel o repartidos entre correos… es una pesadilla. Pasas horas o días buscándolos, en cambio, con nosotros es un clic: descargas el informe oficial y lo envías. Así de simple.

¿Las empresas son conscientes de ese coste oculto?

Muy pocas. Incluso si la multa es pequeña, el tiempo perdido atendiendo una inspección sin tenerlo todo organizado es enorme. Mejorar la gestión del control horario no solo evita sanciones, sino que evita perder horas de trabajo y dolores de cabeza innecesarios.

¿Cómo se asegura YoTico de que el fichaje es real cuando el empleado trabaja desde casa o está fuera?

La app registra la ubicación en el momento exacto del fichaje, nada más, no es invasivo. La ley lo exige y las empresas necesitan esa seguridad, sobre todo ahora que hay tanta gente en teletrabajo o desplazándose a clientes.

¿Y en cuanto a la desconexión digital?

Es otro punto clave. Se ve claramente cuándo empieza y acaba la jornada. Si alguien ficha fuera de horario, el responsable lo detecta y puede actuar. Esto ayuda tanto a la empresa como al empleado.

¿Y si un técnico está en casa de un cliente?

Puede fichar desde ahí mismo con el móvil. Así queda documentado y es más fácil justificar el trabajo realizado.

¿Qué papel juega la transparencia en todo esto?

Un papel enorme. Cuando cada empleado puede ver sus fichajes, sus horas extra y sus días disponibles de vacaciones, desaparecen las dudas y las discusiones. La información es clara para todos. Cada trabajador tiene su portal, y eso genera mucha confianza. Todo el mundo sabe dónde está y qué horas tiene.

¿Cree que la falta de transparencia afecta a la motivación?

Muchísimo. Cuando un empleado no sabe si le han contado bien las horas, si le faltan fichajes o si desde recursos humanos interpretaron algo mal, se crea tensión. En cambio, si lo ve todo en tiempo real, se relaja. La transparencia mejora el clima laboral más de lo que la gente piensa.

¿Cómo gestionan las vacaciones las empresas que usan YoTico?

De la forma más simple posible porque el empleado las pide desde la app; el responsable recibe una notificación; lo aprueba con un clic y el calendario se actualiza solo. Nada de correos, nada de confusiones, nada de 'no vi tu mensaje'. Además, cada solicitud queda registrada con fecha y estado.

¿El empleado ve cuántos días le quedan?

Sí, siempre al instante. Esto evita que RR. HH. Esté respondiendo a preguntas constantes y también existe un único calendario para todo el equipo. Ahí se pueden ver las bajas, ausencias y las vacaciones, por ejemplo. Los responsables lo ven todo de un vistazo y organizar equipos es mucho más fácil. 

¿Cuánto tiempo invierte una empresa con un sistema manual?

Muchísimo. Solo revisar los fichajes de una empresa de 50 personas puede ocupar entre 5 y 15 horas al mes al equipo de recursos humanos. Son tareas totalmente mecánicas y horas que no aportan valor. Ese tiempo debe desaparecer. Y no solo eso, también se reducen errores, discusiones y correos innecesarios.

¿El sistema es flexible con diferentes tipos de jornadas?

Sí. Intensiva, partida, turnos rotativos… todo es adaptable. Y aunque haya cambios en el equipo, el sistema se mantiene intacto porque toda la información está centralizada.

¿Y si la empresa crece muy rápido?

Tampoco es un problema. Puedes pasar de 20 a 200 empleados sin cambiar de sistema, sin servidores nuevos y sin líos administrativos. A la vez, si hay alguna incidencia con un fichaje, lo resolvemos al momento. Las empresas lo agradecen muchísimo porque el control horario afecta a toda la jornada laboral.

¿Pueden añadir más funcionalidades en el futuro?

Sí. Nuestro software está vivo. Siempre lo estamos mejorando atendiendo al feedback de nuestros clientes. Puedo asegurar que seguiremos añadiendo mejoras y funcionalidades constantemente.

¿Qué coste real tiene por empleado?

Un precio transparente por usuario activo. Y en la mayoría de casos sale más barato que el tiempo que pierden cada mes con métodos antiguos. Al mismo tiempo, todo se digitaliza, por lo que es más cómodo, más moderno y más sostenible. 

¿Por qué recomendarías probar YoTico?

Porque evita multas, da tranquilidad, organiza el trabajo y ahorra tiempo desde el primer día. Las empresas no se dan cuenta de lo que están perdiendo… hasta que lo automatizan. Y lo mejor: se puede probar gratis y sin compromiso. Así, cualquiera puede comprobar por sí mismo lo sencillo que es. La digitalización del control horario ya no es una opción, sino una exigencia legal y una ventaja competitiva.