La pandemia de coronavirus ha obligado a un importante sector de la población a trabajar desde casa. Si bien la idea del teletrabajo nació en los años 70 del siglo pasado, los avances en las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) y la necesidad de conciliar la vida personal con la laboral han favorecido su implantación. A pesar de ello, según un informe conjunto de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) y Eurofound, antes de la pandemia era una práctica poco extendida porque en muchos países, España entre ellos, la cultura de trabajo se caracteriza por altos niveles de presentismo y los directivos temen perder el control sobre sus empleados. Aunque esta tendencia podría revertirse: un 74% de líderes financieros de todo el mundo encuestados por la consultora Gartner planea cambiar al menos al 5% de los empleados presenciales a puestos remotos permanentes.
Objetivos y cultura digital
La presidenta de la Universidad a Distancia de Madrid (UDIMA), Arancha de las Heras, señala la cultura de la presencialidad de las empresas españolas como el principal obstáculo para implantar el teletrabajo. “Muchos empleos no están organizados por objetivos. Hay que cambiar la forma de trabajar y de comunicarse con el empresario y el resto de los compañeros, para lo que es necesario que existan las herramientas adecuadas y formación sobre estas”.
“Deben hacerse descansos como en la oficina, aunque con hijos en casa no siempre será posible, y buscar momentos de alta productividad, desconectando alertas y mails”
David Blay, periodista y autor del libro ¿Por qué no nos dejan trabajar desde casa? (Círculo Rojo, 2014), cree que el número de empleados a distancia no aumentará tras esta crisis. “Antes de la pandemia solo el 4% de las personas teletrabajaba y ya se está hablando de volver cuando antes a la oficina”. Lo que sí se ha demostrado, prosigue, “es que se puede. Además, el artículo 34.8 del Real Decreto-Ley de 2019 indica que si alguien quiere y se dan las circunstancias para ello, la empresa debe facilitárselo”. El problema es que “la mayoría de ellos no ha recibido formación. Hay un ejemplo muy claro: hasta hace 60 días el 90% desconocía o no había usado nunca Zoom, Jitli, Microsoft Teams o Slack. Hay una evidente falta de cultura digital y debemos empezar por la formación para poder ser realmente eficientes”.
Precisamente por ello, la universidad malagueña EADE ha lanzado un curso gratuito sobre teletrabajo que, según su director del departamento de Teleformación, Luis Daniel Hilario, “surgió después de que muchas pymes nos contactaran desesperadas porque no sabían cómo adaptarse”. Abordan tres aspectos: habilidades personales, herramientas y, muy especialmente, la protección de datos. “Los directivos suelen ignorar o minusvalorar los riesgos derivados de incidencias de seguridad con los datos –explica Hilario-, pero estamos muy expuestos en Internet. Hay muchos ataques que afectan a grandes empresas y a pymes, que suelen ser más vulnerables, lo que no solo puede conllevar fuertes sanciones, sino que puede bloquear total o parcialmente la actividad de la empresa”.
Por qué y cómo teletrabajar
Aunque la brecha digital solía favorecer a las grandes corporaciones, para Hilario “es cada vez más estrecha por la variedad de software existente, la disponibilidad de software libre y la computación en la nube, que permite invertir en tecnología a precios asequibles”. Asimismo, las pymes “pueden ofrecer teletrabajar para compensar los salarios de las multinacionales, captar talento de zonas geográficas distantes o disminuir costes por absentismo laboral”.
Según un estudio de la agencia Eurofound todos los elementos característicos del teletrabajo pueden ser, al mismo tiempo, positivos y negativos. La conciliación puede derivar en solapamiento de la vida laboral y profesional, la flexibilidad en precariedad, sobrecarga horaria e imposibilidad de desconectar. Para evitarlo, “la premisa es respetar los momentos de descanso como en la oficina, siendo consciente de que no siempre podrás hacer lo que quieras si tienes hijos en casa –explica Blay-. Hay que marcarse objetivos diarios, encontrar momentos de alta productividad donde desconectes los datos del móvil para no tener interrupciones y responder a mails o WhatsApp cada dos o tres horas”.
Finalmente, De las Heras señala que “las empresas que descubran que el teletrabajo puede ser una alternativa laboral tendrán que planificar su implantación, pues su puesta en práctica no es solo enviar al trabajador a su domicilio, como estamos viendo, sino que son necesarios un marco regulador adecuado, una cuidada planificación por parte de las empresas e, incluso, un cambio de mentalidad. Para todo ello, será esencial la voluntad de las partes canalizada a través de la negociación colectiva”.
Herramientas estrella del teletrabajo
El Acuerdo Marco Europeo sobre Teletrabajo (2002) lo define como como una forma de organización laboral en la que se utilizan las tecnologías de la información (TIC) en el marco de una relación laboral en la que un trabajo, que podría ser realizado en los locales de la empresa, se efectúa fuera de estos de forma regular. Las TIC son un conjunto de herramientas, programas o recursos empleados para almacenar, compartir o procesar información. De entre todas ellas, Luis Daniel Hilario (EADE) destaca tres.
Primero, las ofimáticas (Google Suite o Microsoft Office), que permiten gestionar documentos en paralelo o en colaboración con otros usuarios. Después, las de gestión de tareas, (Asana, Kanban, Trello), trabajo en equipo (Mindmeister, Microsoft Teams, Slack) y videoconferencias (Zoom, Jitsi meet, Google Meet), pensadas para colaborar con los compañeros, hacer un seguimiento de su trabajo o coordinar proyectos. Por último, las herramientas para potenciar la productividad personal. Una de ellas es la técnica pomodoro, que consiste en dividir la jornada laboral en intervalos de 25 minutos -pomodoros – reservados para una una tarea específica separados por una pausa de cinco minutos. Cada cuatro pomodoros se descansa 15 minutos. Otra muy usada, el Time Blocking, propone elaborar un calendario con las tareas que hay que realizar un día a una hora concretos. Además de permitir al teletrabajador planificar su jornada con antelación, puede incrementar su rendimiento en un 150%.