El impago de facturas puede ser un lastre para la pyme que lo sufra. No solo es un problema que reduce los ingresos y la liquidez, sino que es pueden generar un efecto dominó con repercusiones para la salud financiera del negocio.
La mejor manera de estar preparado para una situación así es conocer los posibles problemas que genera un impago de facturas. Así, se pueden establecer mecanismo tanto para prevenir como para lograr la recuperación de facturas impagadas.
¿Cómo afecta la morosidad a una pyme?
Como se ha dicho al principio, las consecuencias de los impagos van mucho más allá de un simple retraso en la entrada de liquidez a las cuentas de tu pyme. Las afectaciones son múltiples, aquí te ofrecemos un listado de los aspectos clave:
- Libros contables: las facturas impagadas figuran como ingresos pendientes, así que pueden distorsionar la contabilidad real del negocio.
- Cuenta de resultados: si la deuda se convierte en incobrable, la empresa deberá registrarla como pérdida, afectando al resultado final del ejercicio.
- Tesorería: los gastos ya se han asumido (materiales, salarios, transporte…), pero los ingresos no llegan, lo que genera un desequilibrio de caja.
- Capacidad de inversión: la culminación de todo lo anterior. La falta de liquidez puede hacer que nuestra pyme tenga que renunciar a contratar personal o a innovar en aspectos que le permitirían afrontar proyectos.
A diferencia de las grandes empresas, las pymes no suelen tener colchones financieros amplios, por lo que los impagos pueden acarrear problemas muy serios.
Los impagos generan problemas serios de liquidez a las pequeñas empresas
CEPYME, la Confederación Española de la Pequeña y Mediana Empresa, ha indicado que el período de pago muchas veces supera los 80 días, en contra de lo que dice la ley que establece plazos de 30 o 60 días.
Pasos para reclamar una factura impagada
Los aspectos negativos no deben paralizarnos como negocio. Lo mejor es saber cómo actuar si un día llega esta situación de impago de facturas.
¿Por dónde empezar para reclamar una factura? Te recomendamos seguir estos pasos, uno detrás de otro:
- Contactar por mail o teléfono directamente y de manera inmediata con la persona o negocio que nos paga la factura
- Si no hay respuesta, optar por un requerimiento formal, ya sea en forma de burofax o carta certificada con acuse de recibo.
- Si la situación no avanza, quizá sea oportuno iniciar una reclamación judicial a través del procedimiento que sea más efectivo para conseguir el resultado de manera rápida y eficaz. Llegados a este punto deberá contar con profesionales que le puedan aconsejar el mejor camino a seguir. Hay que considerar que, desde el 1 de abril de este año, la Ley exige que se acredite el intento de negociación previa con el deudor para poder ejercitar las acciones judiciales.
La mejor manera para realizar estos pasos es recurrir a un servicio profesional de recuperación de impagados. Es la mejor solución para muchas pymes ya que estos profesionales gestionan el cobro de manera efectiva, manteniendo la relación comercial y evitando, en la medida de lo posible, que acabes inmiscuidos en complicados conflictos legales.
¿Se puede recuperar el IVA de una factura impagada?
Sí, se puede, pero con condiciones. Recuerda que, aunque no hayas cobrado la factura, está obligado a declarar el IVA correspondiente a Hacienda. Sin embargo, si ha transcurrido cierto tiempo sin ingresar la cantidad adeudada, podrás intentar recuperarlo.
Para poder iniciar esta reclamación, deben cumplirse las siguientes condiciones:
- Deben pasar 6 meses desde el vencimiento (para pymes con facturación inferior a 6 millones de euros) para que el crédito se considere incobrable.
- La deuda debe estar correctamente documentada y debe existir reclamación judicial o fehaciente de la misma.
- La factura rectificativa se deberá emitir dentro de los seis meses siguientes, una vez el crédito se considere incobrable y comunicarse al deudor.
- Una vez expedida la factura rectificativa se comunicará via electrónica a la AEAT en el plazo de un mes.
Si cumples estos requisitos, puedes iniciar la reclamación siguiendo estos pasos:
- Emitir factura rectificativa y registrarla en el libro de IVA.
- Comunicarlo a la Agencia Tributaria con la documentación pertinente.
Otras soluciones para frenar la morosidad
Como sabrás, si tienes una pyme o eres autónomo, la morosidad puede acabar siendo un problema recurrente. Existe la posibilidad de adoptar medidas preventivas y no siempre reaccionar al problema. Aquí tienes unos ejemplos:
- Solicitar anticipos o pagos fraccionados.
- Consultar la solvencia financiera de los clientes nuevos.
- Si firmas un contrato con el cliente, puedes incluir cláusulas de penalización por impago.
Otras soluciones para frenar la morosidad
Si las medidas preventivas no evitan el impago, siempre puedes recurrir a servicios legales profesionales que te ayudarán con los diferentes trámites de reclamación que te hemos explicado.
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