La digitalización continúa avanzando en España, y una muestra clara es la implantación obligatoria de la factura electrónica para pymes y autónomos. Este nuevo sistema busca simplificar procesos, mejorar la transparencia y reducir la morosidad.
A partir de 2026, tocará decir adiós a esas facturas en Word, Excel o PDF, todo en favor de la trasparencia fiscal y combatir los desfalcos a la Agencia Tributaria.
Para que no te pillen, hemos preparado este artículo con todo lo que necesitas saber, desde el porqué de este cambio hasta los requisitos del sistema de facturación de empresas Verifactu. El plazo parece lejano, pero el tiempo vuela y es mejor que vayas sabiendo qué tienes que hacer si eres autónomo o tienes una pyme.
¿Qué es VeriFactu?
“Verifactu” es un sistema informático impulsado por la Agencia Tributaria (AEAT) que permite verificar y gestionar facturas electrónicas fácilmente, garantizando su validez y agilizando trámites fiscales y contables.
Este sistema de la Agencia Tributaria para verificar facturas, se deberá integrar en los diferentes software de facturación electrónica del mercado.
La facturación electrónica ayudará a agilizar procesos.
Puede parecer un fastidio para el autónomo de a pie o pequeño empresario, pero la digitalización del sistema fiscal español lo equipara a otros de Europa. También supone un paso adelante en la transparencia fiscal y la lucha contra el fraude.
¿Qué cambia exactamente con esta medida?
La obligatoriedad de la facturación electrónica trae consigo tres gandes cambios importantes:
- Todas las facturas deberán ser emitidas en formato electrónico.
- Las facturas electrónicas deberán ser verificadas mediante plataformas específicas autorizadas.
- La documentación física queda relegada, aunque debe conservarse electrónicamente durante al menos cinco años.
Un calendario escalonado: fechas de adopción
Así que ten en mente 2026, si eres de los que facturan. La fecha exacta de adopción de la facturación electrónica obligatoria dependerá de si eres empresa o autónomo:
- 1 de enero de 2026: empresas y sociedades mercantiles.
- 1 de julio de 2026: autónomos y personas físicas con actividad económica.
Con la nueva normativa, la AEAT se equiparaba a otras legislaciones fiscales de Europa.
¿Qué cambiará con la implementación de facturas electrónicas?
Ya seas pyme o autónomo, las facturas electrónicas traen cambios respecto a lo que estabas acostumbrado a hacer con tus Words o Excels. Ahora tus facturas deberán incorporar:
- Código QR único para cada factura.
- Una referencia a VeriFactu que certifica que la factura se ha generado con un software certificado por la AEAT.
- Posibilidad de enviar la factura directamente a Hacienda en formato XML.
- Validación en tiempo real por parte de Hacienda.
Estas novedades mejoran la trazabilidad de la factura para que no haya sospechas de fraude.
Los códigos QR ya forman parte de nuestras vidas y ahora también los veremos en las facturas.
Ventajas destacadas de implementar la factura electrónica
- Reducción de costes en papel, impresión y almacenamiento.
- Optimización de procesos administrativos, mejorando la productividad.
- Reducción de errores en la gestión contable.
- Mayor control y trazabilidad sobre los pagos, facilitando el seguimiento y reclamación de impagados.
Costes y ventajas de la adaptación para los autónomos
La transición a la facturación electrónica implica inversiones que muchos autónomos deberán asumir:
- Compra de software certificado con VeriFactu.
- Formación y aprendizaje de estos nuevos programas de facturación.
- Según la actividad de tu empresa, es posible que necesites asesoramiento profesional para la migración.
- Tiempo de adaptación de procesos internos para los empleados que gestionen las facturas.
No todo son obligaciones, los autónomos disfrutarán de ventajas con el nuevo sistema de facturación.
Pero la llegada de VeriFactu no solo implica un esfuerzo de adaptación y proporcionar facilidades a Hacienda en la lucha contra el fraude fiscal. También hay una serie de ventajas para los autónomos:
- Podrás conocer qué operaciones han comunicado otros usuarios sobre ti.
- Dispondrás de herramienta de apoyo para gestionar las obligaciones derivadas de la facturación.
- Validación automática: inmediatamente sabrás si una factura está bien emitida o no. Nada de gestiones engorrosas posteriores para corregir errores.
Pareja manejando sus facturas y gastos.
También vivirás más tranquilo, ya que podrá mejorar tu relación con la Agencia Tributaria, ya que:
- El sistema genera mayor transparencia y reducirá los errores administrativos.
- Agilización de procesos, adiós a las tareas repetitivas de las facturas «manuales».
- Mejor control fiscal por tu parte y así disminuyes el riesgo de sanciones por un error o un descuido.
¿Qué pasa si no cumplo con los plazos de adaptación al sistema de facturación electrónica?
Como siempre, la Agencia Tributaria es estricta y ha establecido un régimen sancionador para quienes no cumplan con VeriFactu:
- Hasta 50.000 euros anuales para empresas y profesionales que no usen software certificado.
- Hasta 150.000 euros anuales para proveedores de software que no cumplan los estándares.
1 de enero y 1 de julio de 2026 son las fechas clave para las pymes y autónomos.
Recomendaciones para la transición a VeriFactu
Los expertos recomiendan iniciar la transición a partir de septiembre de 2025. Aprovechar los últimos meses del año te ahorrará sorpresas desagradables el 1 de enero. Básicamente, deberías centrarte en estos campos:
- Familiarizarse con el nuevo software que contrates para la facturación.
- Detectar y corregir posibles problemas técnicos.
- Formar al personal en los nuevos procedimientos.
- Realizar pruebas sin presión temporal.
¿Quién está exento? La regla de los ”4 NO”
No todos los profesionales deberán adaptarse a VeriFactu. Existe la denominada “regla de los 4 NO”, que exime a quienes cumplan estas condiciones:
- Profesionales que no estén obligados a presentar facturas.
- Las empresas adscritas al SII (Suministro Inmediato de Información).
- Quien tenga domicilio fiscal en País Vasco o Navarra.
- Si disponen de una resolución específica que les exima
Para los autónomos, la clave del éxito en esta transición residirá en la planificación anticipada y en entender que, más allá de una obligación legal, VeriFactu puede convertirse en una herramienta que optimice su gestión administrativa y mejore su competitividad en un mercado cada vez más digitalizado.
Preguntas frecuentes sobre la facturación electrónica
¿Qué necesito para emitir facturas electrónicas?
Necesitarás un software o plataforma autorizada, por ejemplo Holded o FacturaDirecta, que permita la generación, firma digital y envío de facturas electrónicas certificadas.
¿Es complicado adaptarse a la factura electrónica?
No necesariamente. Existen soluciones tecnológicas intuitivas y sencillas especialmente diseñadas para pymes y autónomos.
¿Qué sucede si no cumplo con los plazos de implementación?
Podrías enfrentarte a sanciones por parte de Hacienda. Por ello, es recomendable adaptarse con anticipación.
Prepárate para la nueva realidad
La transición digital hacia la facturación electrónica es inminente. Adoptar con anticipación estas soluciones tecnológicas facilitará la adaptación y evitará complicaciones legales.
VeriFactu
¿Aún tienes dudas?
Consulta con un asesor especializado o prueba una herramienta recomendada para gestionar tu transición hacia la factura electrónica con éxito.
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