Hay dos fechas claves en 2026 para pymes y autónomos: 1 de enero y 1 de julio. Son los dos momentos en los que, respectivamente, para cada uno de estos colectivos, entrará en vigor VeriFactu (los requisitos para los sistemas informáticos empleados para expedir facturas, con el objetivo de evitar, dificultar y detectar que se pueda cometer fraude en ese proceso). Como todo cambio, exige un período de adaptación. No debe cundir el pánico, con la información adecuada y las herramientas correctas, cumplir con estas nuevas obligaciones puede ser mucho más sencillo de lo que parece.
La implantación de VeriFactu busca combatir el fraude fiscal, garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, facilitar el cumplimiento tributario y modernizar el tejido empresarial español. Para lograr estos objetivos, la Agencia Tributaria (AEAT) ha establecido la herramienta VeriFactu.
Más allá de instalar una herramienta digital, este nuevo entorno implica una serie de cambios en la manera de gestionar la facturación por parte de autónomos y pymes que vale la pena conocer en detalle. Como siempre, una garantía de hacer las cosas bien es recurrir a asesoramiento especializado como el de Legálitas.
Un cambio de paradigma en la facturación y para luchar contra el fraude
La digitalización está matando al papel (y al PDF) en el ámbito fiscal. El nuevo ecosistema de facturación digital va a requerir programas homologados para el uso de VeriFactu, códigos QR en cada factura y, potencialmente, el envío automático de información a la AEAT.
Este cambio se basa en la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, más conocida como Ley Antifraude, es la base sobre la que se asienta toda esta transformación. Aunque esta normativa lleva en vigor desde 2021, sus efectos más significativos para los autónomos están empezando a materializarse con el cambio de año.
El uso de los software homologados, tal y como establece la normativa, busca reforzar la supervisión fiscal y eliminar prácticas fraudulentas. En particular, se quiere acabar con las contabilidades paralelas que se hacen con software de doble uso para evadir IVA o IRPF, entre otros impuestos.
TPV 123 fortalece gestión fiscal y stock; todos los programas homologados para TicketBAI y VeriFactu en España
¿Qué es un software de doble uso?
Entrando un poco en detalle, un software de doble uso ha sido una de las formas habituales de llevar una contabilidad «en B» que no se declara a Hacienda. Desde octubre de 2021, la simple tenencia de uno de estos programas constituye una infracción tributaria sancionable con multas de hasta 50.000 euros, independientemente de si se ha utilizado o no.
Para combatir estas prácticas, la citada Ley Antifraude establece requisitos estrictos que deben cumplir todos los programas de facturación. Estos sistemas informáticos deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, sin posibilidad de alteraciones u omisiones que no queden registradas.
Entra en juego VeriFactu
Por lo tanto, y para combatir con la legalidad fiscal española, los software de facturación deben incorporar el sistema VeriFactu. Para cumplir con este nuevo ecosistema, el Reglamento de la Ley Antifraude establece elementos de seguridad informática como hashes encadenados y firma electrónica, que aseguran que el registro no pueda ser alterado una vez creado.
Aunque puedan parecer cuestiones muy técnicas desde el punto de vista informático y fiscal, el autónomo y el pequeño empresario debe conocer unas líneas maestras para comprender mejor el nuevo entorno de facturación.
Las dos modalidades de VeriFactu
Los autónomos pueden elegir entre dos modalidades para cumplir con la normativa:
- VeriFactu (modo envío inmediato): obliga a enviar cada registro de factura a la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria justo después de emitirse, garantizando que no pueda modificarse y que se conserve correctamente. Estas facturas, que incorporan un código QR, podrán ser verificadas por los clientes directamente en la sede electrónica, lo que asegura su autenticidad y cumplimiento fiscal.
- No VeriFactu (modo reforzado): no requiere enviar los registros de facturación a la Agencia Tributaria, pero impone mayores medidas de seguridad, como la firma digital del sistema emisor y un registro de eventos que garantice su trazabilidad. Estas facturas no serán verificables en la sede electrónica, aunque incluirán un código QR y podrán comunicarse posteriormente a Hacienda para asegurar su validez y control fiscal.
Independientemente de la modalidad elegida, todas las facturas deberán incluir un código QR oficial, En él, estará toda la información sobre la factura y una dirección URL a la sede de la Agencia Tributaria, permitiendo verificar su autenticidad.
Es importante tener en cuenta que no se está hablando de facturas electrónicas. La normativa que regula las facturas electrónicas todavía no ha entrado en vigor, por lo que de momento solo hay que tener en cuenta que es necesario contar con programas de facturación homologados para cumplir con la normativa VeriFactu.
Es decir, las facturas electrónicas pasarán a ser obligatorias entre empresarios o profesionales en sus relaciones comerciales con otros empresarios o profesionales, cuando se apruebe el reglamento a tal efecto en desarrollo de la Ley 18/2022 art. 12.
Este reglamento contemplará la obligatoriedad de las facturas electrónicas para:
- En el plazo de un año para aquellos empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones sea superior a 8 millones de euros.
- En el plazo de dos años para aquellos empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones sea inferior a 8 millones de euros (L 18/2022 disp.final 7ª y 8ª).
Dos fechas claves que no puedes olvidar
Desde el pasado 29 de julio, los fabricantes y distribuidores de software de facturación han tenido que cumplir con los requisitos marcados por Hacienda. Ahora quedan dos fechas claves para pymes y autónomos:
- 🗓️ 1 de enero de 2026: Las empresas que presentan el Impuesto de Sociedades deben estar utilizando obligatoriamente un software de facturación homologado que cumpla con VeriFactu.
- 🗓️ 1 de julio de 2026: Fecha límite para que los autónomos (personas físicas) y demás obligados tributarios adapten sus sistemas de facturación. A partir de este momento, todos deben utilizar software certificado.
¿Qué debe tener un software que cumpla con VeriFactu?
Para estar seguros que un programa de facturación sea legal y cumpla con la Ley Antifraude, debe satisfacer una serie de requisitos técnicos marcados por la Agencia Tributaria:
- Generación automática de registros antes de cada factura: en cada operación, el software debe generar antes de la factura un registro de facturación de alta.
- Integridad e inalterabilidad de los datos: una vez registrados los datos, deben quedar protegidos contra cualquier acción que comprometa su exactitud, autenticidad y completitud. No puede existir ninguna funcionalidad que permita alterar u ocultar datos originales.
- Trazabilidad mediante encadenamientos lógicos: Los registros deben estar encadenados de manera que pueda verificarse su rastro siguiendo su secuencia de creación desde el primero al último.
- Registro de eventos internos (errores, accesos, paradas…): El sistema debe contar con un registro automático de todas las interacciones, operaciones realizadas y sucesos producidos durante su uso, incluyendo arranques, paradas, entradas y salidas de usuarios, errores e instalaciones.
- Capacidad de comunicación segura e inmediata con la AEAT: El software debe poder remitir información a la Administración Tributaria de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente.
- Inclusión automática de código QR oficial en todas las facturas: Todas las facturas deben incorporar un código QR oficial generado automáticamente por el sistema.
El asesoramiento experto puede ayudar a resolver dudas y perder miedos con la facturación electrónica.
Cómo adaptarse sin complicaciones
Softwares homologados, fechas de implementación, reglamentos de la AEAT… Todo puede parecer un poco complejo pero, si se siguen los siguientes pasos, la adaptación al nuevo ecosistema puede ser muy sencilla:
- Elige un software certificado: si se cumplen con los requisitos de VeriFactu mencionados no debe haber problemas. La clave es solicitar al proveedor de software la declaración responsable que certifica el cumplimiento normativo.
- Aprende el nuevo formato: si ya usabas un software de facturación, una vez este esté homologado con VeriFactu, es posible que haya sufrido algún cambio. Tu proveedor de software te podrá indicar las diferencias para que puedas usarlo sin problemas.
- Comunica a clientes y proveedores la transición.
El nuevo sistema ayudará a la transparencia.
¿Qué pasa si no cumplo con VeriFactu?
Como no podía ser de otra manera, la AEAT establece una serie de sanciones para las diferentes infracciones que puedan cometerse en este ámbito:
- Por uso de software que no se ajuste a la normativa: cuando no estén certificados, teniendo que estarlo por disposición reglamentaria o cuando se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados. En estos casos, el importe es de 50.000 euros por cada ejercicio.
Ante la complejidad de estos cambios normativos, contar con asesoramiento especializado se convierte en una inversión rentable. Los expertos pueden ayudar a pymes y autónomos a:
- Elegir el software de facturación certificado.
- Implementar procesos sin impacto en tu negocio.
- Garantizar cumplimiento y evitar sanciones.
La llegada de VeriFactu y los requisitos de la Ley Antifraude suponen una transformación profunda. Sin embargo, lejos de ser solo una obligación, esta evolución digital es una oportunidad para modernizar tu negocio y aumentar su eficiencia.
Lee tambiénGuía completa de obligaciones laborales y fiscales para PYMES en 2025
Ciberseguridad para pymes y autónomos 2025: cómo proteger tu negocio ante los nuevos ciberataques
Inspección sorpresa de Hacienda en tu empresa: pasos legales para afrontarla sin sanciones
