La deducción de gastos por dietas es uno de los temas que más dudas genera entre los trabajadores autónomos. José Ramón López, asesor fiscal con una larga trayectoria en la materia, lo explica de manera clara en sus redes sociales: “Si quieres deducirte un gasto de una dieta que has tenido como autónomo, vas a tener que pagarlo con tarjeta o, mejor dicho, pagarlo por medios electrónicos”. Muchos profesionales siguen cayendo en errores formales que pueden invalidar completamente la deducción ante una inspección.
Cómo deducir gastos de dietas siendo autónomo
Según la Agencia Tributaria, para que un gasto sea fiscalmente deducible, este debe estar “vinculado a la actividad desarrollada, estar registrado en la contabilidad o libros-registro obligatorios, correctamente imputado y convenientemente justificado”. En el caso de las dietas, además, existen condiciones aún más restrictivas que van desde el medio de pago hasta el importe máximo diario deducible.
López aclara que uno de los aspectos más desconocidos por muchos autónomos es el tope de deducción permitido. “Por norma general, te vas a poder deducir solamente 26,67 euros al día. Si el ticket es de 40 euros, de esos 40 solo puedes deducirte 26,67”, explica el experto. Además, no cualquier tipo de consumo es válido. La normativa de la Agencia Tributaria establece que las dietas deducibles deben producirse en establecimientos de restauración. Esto implica que las compras de alimentos en supermercados, por ejemplo, no entran en la categoría de gasto deducible, aunque se consuman durante la jornada laboral.
Pagar restaurante
Y hay más. “Tiene que ser en restaurante y el ticket debe llevar tus datos fiscales. Si no aparece tu nombre o tu NIF, tampoco sirve como justificante”, advierte López. Y añade un truco práctico, casi artesanal, pero eficaz en caso de inspección: “Lleva una agenda de papel donde pongas, por ejemplo, ‘29 de noviembre, 14.00 h, comida con José, periodista del podcast, para tratar un proyecto’. Y guarda el ticket grapado ahí. Eso ayuda mucho cuando tienes que justificar”.
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En este terreno, la forma muchas veces pesa más que el fondo. Aunque el gasto sea real, justificado y vinculado a la actividad profesional, si no se cumplen los requisitos formales, Hacienda puede descartarlo. El asesor fiscal lo recalca: “Si te viene una inspección y no tienes forma de justificarlo con una factura o ticket con tus datos, te lo van a tumbar”. La recomendación de los expertos es llevar un control exhaustivo y riguroso, tanto en formato digital como físico. Existen aplicaciones y softwares especializados que permiten escanear tickets, vincularlos a una fecha concreta y clasificarlos por tipo de gasto, lo que simplifica mucho cualquier auditoría futura.