Ni el banco ni el reparto: lo que realmente contiene el Registro de Últimas Voluntades según dos notarios
Legados
Fallecer sin testamento no impide llevar a cabo la tramitación de la herencia, pero sí que la complica
Nichos en el cementerio de Montjuïc, Barcelona
Cuando una persona fallece, uno de los primeros trámites que deben realizar sus familiares no es acudir al banco ni repartir bienes, sino comprobar si dejó testamento y, en caso afirmativo, ante qué notario lo otorgó. Para ello existe el Registro General de Actos de Última Voluntad, un instrumento administrativo imprescindible en cualquier proceso sucesorio.
Pero ¿qué es exactamente este registro? ¿Es el primer paso? ¿Qué información contiene realmente? Y, sobre todo, ¿qué errores suelen cometer las familias? Dos notarios, María Teresa Barea, portavoz nacional del Consejo General del Notariado, y Jaime Calvo Francia, de la notaria que lleva su mismo nombre, nos ayudan a desgranar todas estas claves.
¿Qué es el Registro de Últimas Voluntades?
El Registro General de Actos de Última Voluntad es un registro que depende orgánicamente de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, y dentro de la misma de la Subdirección General del Notariado y de los Registros, y por lo tanto, es dependiente del Ministerio de Justicia.
Como explica Barea, su finalidad es “dejar rastro de los testamentos que cada persona ha otorgado a lo largo de su vida”. Por lo tanto, cada vez que una persona otorga testamento ante notario, la notaría remite un parte testamentario al Registro. En ese parte constan datos básicos del otorgante, nombre, apellidos, DNI, fecha y lugar de nacimiento, junto con la fecha, número de protocolo y notario autorizante. De este modo, el Registro conserva un listado cronológico de todos los testamentos otorgados por esa persona.
Lo que tiene que quedar muy claro es que en el certificado nunca aparece el contenido del testamento, solo es un registro de su existencia, si lo hay, que indica ante qué notario se otorgó y en qué fecha.
¿Es el primer paso en una herencia?
Pese a la importancia de este trámite, este no es el primer paso que se tiene que llevar a cabo. Tal y como señala Barea, “el primero es obtener el certificado de defunción”. Solo después, con ese certificado, puede solicitarse el de últimas voluntades.
Calvo Francia concreta que “deben haber transcurrido 15 días hábiles desde la fecha de defunción para poder solicitarlo. La petición se realiza mediante el Modelo 790, y si se tramita presencialmente, el certificado suele emitirse en el momento o en un plazo máximo de diez días hábiles desde su solicitud”.
No obstante, lo que dejan claro es que el certificado de últimas voluntades, junto con el de defunción, es el punto de partida imprescindible para tramitar la aceptación de herencia.
Además, como bien explica Barea mientras la persona está viva, el contenido del testamento es secreto y reservado bajo el secreto de protocolo notarial. Solo tras el fallecimiento, quienes acrediten interés legítimo pueden acceder a la información.
Si hay varios testamentos, ¿cuál es válido?
Una persona puede otorgar uno, ninguno o varios testamentos a lo largo de su vida. Y eso no genera ningún problema jurídico.
“El testamento que vale es siempre el último que la persona haya otorgado antes de fallecer”, explica Barea.
En el Registro General de Actos de Última Voluntad aparecen ordenados cronológicamente. Si hubiera varios el mismo día se tendría en cuanta la hora del otorgamiento —que es requisito formal esencial— para determinar cuál es el más reciente.
Esto importa porque el testamento constituye el título sucesorio, es decir, el documento que determina quiénes son herederos o legatarios y en qué condiciones, y por lo tanto siempre se tiene en cuenta el más reciente ya que una persona puede cambiar de parecer a lo largo de su vida y añadir o cambiar cosas desde el primer testamento realiza, hasta el último.
¿Qué hay que hacer si no hay testamento?
Si el certificado de últimas voluntades es negativo, es decir, un certificado que aparece en blanco, que no refleja la existencia de ningún testamento, se abre la sucesión intestada.
En ese caso, como explica María Teresa Barea, portavoz nacional del Consejo General del Notariado, será necesario tramitar ante notario un acta de declaración de herederos abintestato, que determinará quiénes son los herederos conforme a la ley. El procedimiento exige aportar diversa documentación (certificados de defunción, nacimiento, matrimonio, libro de familia, etc.), comparecencia de interesados y testigos, y se estructura en dos actos: uno inicial y otro final.
Calvo Francia detalla que el notario competente será el del “último domicilio o residencia habitual del causante, donde estuviera la mayor parte de su patrimonio, o en el lugar en que hubiera fallecido, siempre que estuvieran en España, a elección del solicitante. También podrán elegir a un notario de un distrito colindante a los anteriores. En defecto de todos ellos, será competente el notario del lugar del domicilio del solicitante”. En este acta, el notario autorizante incorporará el certificado de últimas voluntades, donde consta la inexistencia de testamento y demás actos de última voluntad, y le comunicará el inicio del acta el mismo día a su Colegio Notarial. A su vez, el Colegio Notarial envía semanalmente la información al Registro General de Actos de Última Voluntad, y de esta manera se controla la posible duplicidad de tramitación de un acta de declaración de herederos abintestato de un mismo causante ante notarios distintos.
En todo caso, el plazo mínimo entre el inicio y la resolución del acta es de 20 días hábiles. “Una vez transcurridos 20 días hábiles, sin que haya sido comunicada ninguna incidencia al notario que ha tramitado el acta procederá a declarar los herederos conforme al orden previsto en la normativa civil sucesoria que resulte aplicable”, explica Calvo Francia.
¿Puede existir un testamento y no aparecer en el Registro?
Aunque no es una situación que se dé de manera habitual, sí que es posible.
Calvo Francia enumera varios supuestos:
- Testamento ológrafo (escrito y firmado a mano sin notario) que no haya sido encontrado o protocolizado dentro del plazo establecido.
- Testamento abierto o cerrado ante notario pero que por error de omisión el notario autorizante no envió al Registro General de Actos de Última Voluntad.
- Testamentos otorgados en el extranjero que no se inscriban correctamente.
- Retrasos puntuales en la comunicación al Registro. El notario tiene obligación de enviar el parte el mismo día del otorgamiento, pero puede haber un pequeño desfase temporal entre la firma del testamento y su comunicación al Registro.
En estos casos concretos, el certificado podría no reflejar un testamento existente.
¿Cuáles son los errores más frecuentes de las familias?
Según Calvo Francia, uno de los fallos habituales es “solicitar el certificado antes de que transcurran los 15 días hábiles desde el fallecimiento, lo que puede dar lugar a resultados incorrectos porque el registro no estará actualizado”. También es frecuente “no solicitar simultáneamente el certificado de seguros con cobertura de fallecimiento o cometer errores en los datos personales del difunto en la solicitud del certificado”.
Otro error relevante es creer que el certificado de últimas voluntades es suficiente para repartir la herencia. No lo es. “Solo indica ante qué notario se otorgó el último, siendo necesario acudir a dicha notaría para obtener la copia autorizada”.
Por su parte, Barea pone el foco en un error más de fondo: la falta de conciencia sobre la importancia de hacer testamento. Aunque fallecer sin testamento no impide la tramitación de la herencia, sí la complica. Y, además, impide que la persona ejerza su libertad para ordenar su sucesión dentro de los límites legales.
Como señala, el testamento permite “moldear nuestra herencia a nuestras necesidades y a las de nuestras familias siempre respetando las líneas rojas que nos marca la ley”. Además añade que ”es muy frecuente que cuando una familia se enfrenta a una sucesión de un ser querido que murió sin testamento enseguida los familiares se animan a hacer testamento para que sus hijos no tengan que pasar por eso”.